Gaststätte übernehmen: Schritt für Schritt zur Übergabe

Eine Gaststätte zu übernehmen gelingt am besten in einer festen Reihenfolge: Interesse klären und Verschwiegenheit vereinbaren, Zahlen und Verträge prüfen, Vermieter und Behörden einbinden, Finanzierung sichern, dann erst den Kaufvertrag unterzeichnen. Wer die Reihenfolge umdreht, zahlt oft für einen Betrieb, den er nicht führen darf.

Die Reihenfolge, die sich bewährt

Phase	Ziel	Typische Dokumente
1. Kontakt	Erste Infos, Anonymität wahren	Kurzprofil, Verschwiegenheitserklärung
2. Eckpunkte	Preisrahmen, Zeitplan, Exklusivität	Absichtserklärung (LOI)
3. Prüfung	Zahlen und Verträge verifizieren	Abschlüsse, Mietvertrag, Inventarliste
4. Dritte	Vermieter, Behörde, Bank	Zustimmung, Antrag, Kreditzusage
5. Vertrag	Preis, Garantien, Übergabe	Kaufvertrag, Anlagen
6. Übergabe	Einarbeitung, Personal, Kasse	Übergabeprotokoll

Die M&A Börse beschreibt für Restaurants einen ähnlichen Weg: Zahlen und Verträge prüfen, digitale Verschwiegenheitserklärung unterzeichnen, die LOI-Vorlage nutzen, klären, ob der Mietvertrag übergeht oder neu verhandelt wird, und Finanzierung über die Bank anstoßen. Wer sich zuerst einen Überblick über Betriebstypen verschaffen will, findet ihn bei den Gastronomie-Betrieben der M&A Börse.

Phase 1 und 2: Kontakt und Eckpunkte

Verkäufer geben ihre Daten ungern an Unbekannte heraus, weil Mitarbeiter, Gäste und Lieferanten nichts vorzeitig erfahren sollen. Deshalb inserieren viele anonym; auf der M&A Börse erhalten Interessenten laut Angaben das vollständige Exposé erst nach einer digitalen Verschwiegenheitserklärung. Sie sollten im Gegenzug nur das Nötige weitergeben und keine Verträge mit Dritten ohne Zustimmung des Verkäufers kontaktieren.

Eine Absichtserklärung hält Preisrahmen, Prüfzeit und gegebenenfalls Exklusivität fest. Prüfen Sie, welche Teile bindend sind. Eine Vorlage bietet die M&A Börse mit der LOI-Vorlage; ob sie zu Ihrem Fall passt, entscheidet Ihr Berater.

Phase 3: Prüfung

Gehen Sie nach einer festen Liste vor, wie in der Due-Diligence-Checkliste für Gastronomie. Besonders wichtig bei Gaststätten sind:

• bereinigtes Ergebnis nach Unternehmerlohn,
• Mietvertrag und Zustimmung des Vermieters,
• Erlaubnisstatus und Auflagen,
• Eigentum am Inventar,
• Lieferverträge und Darlehen,
• Personal und Arbeitsverträge.

Kernpunkt: Eine Gaststätte besteht aus vielen Verträgen. Wer nur auf Umsatz und Inventar schaut, kauft die Risiken der übrigen Verträge unbesehen mit.

Phase 4: Vermieter, Behörde, Bank

Drei Dritte entscheiden mit, ob die Übernahme klappt:

1. Vermieter: Der Mieter darf die Räume laut Ratgeber nicht ohne Erlaubnis des Vermieters einem Dritten überlassen. Besorgen Sie die Zustimmung oder einen neuen Mietvertrag schriftlich, bevor Sie zahlen.
2. Ordnungsamt: Die Erlaubnis geht beim Betreiberwechsel nicht automatisch über. Wie der Antrag läuft, steht in Gaststättenerlaubnis bei Übernahme.
3. Bank: Förderkredite wie StartGeld werden über die Hausbank beantragt und vor Projektbeginn gestellt. Details in Gastronomie-Übernahme finanzieren.

Planen Sie dafür Zeit ein. Wie lange jede Stelle braucht, ist nicht allgemein angegeben und hängt von Ort und Auslastung ab.

Phase 5: Der Kaufvertrag

Der Kaufvertrag regelt, was übergeht, was es kostet und wer wofür haftet. Der Ratgeber zum Unternehmenskaufvertrag nennt als typische Inhalte Bestandsliste, Stichtag, Kaufpreisanpassung, Garantien, Haftungsgrenzen, Wettbewerbsverbot, Einarbeitung, Vollzugsbedingungen und Schlussbestimmungen. Die Form hängt vom Gegenstand ab: GmbH-Anteile, Grundstücke und praktisch das gesamte Vermögen des Verkäufers erfordern Notarbeurkundung; andere Fälle meist Schriftform.

Für Gaststätten sinnvolle Vollzugsbedingungen:

• Zustimmung des Vermieters liegt vor,
• Erlaubnis oder vorläufige Gestattung erteilt,
• Finanzierungszusage vorhanden,
• Zustimmung von Lieferanten zur Vertragsübernahme.

Wie die Zahlung ausgestaltet wird, sollten Sie mit Steuerberater und Anwalt abstimmen, auch die Aufteilung des Preises auf Inventar und Firmenwert (siehe Ablöse in der Gastronomie).

Phase 6: Die ersten Wochen

Vereinbaren Sie eine Einarbeitung durch den Verkäufer. Stellen Sie das Personal vor und klären Sie, wie die Mitarbeiter über den Betriebsübergang unterrichtet werden (mehr in Personal bei der Übernahme). Prüfen Sie Kasse und TSE, übernehmen Sie Zugänge zu Lieferanten und Reservierungssystemen und führen Sie eine Inventur durch.

Fehler, die sich vermeiden lassen

• Anzahlung vor Zustimmung des Vermieters,
• Kauf auf Basis eines mündlichen Versprechens zur Erlaubnis,
• fehlende Abgrenzung von Verbindlichkeiten des Vorgängers,
• keine Reserven für die Anlaufzeit.

Diese Hinweise sind allgemeine Information und ersetzen keine Rechts- oder Steuerberatung.

Zeitplan und Budget realistisch ansetzen

Eine Übernahme dauert in der Praxis länger, als Verkäufer und Käufer zunächst hoffen. Belastbare Durchschnittswerte nennen die geprüften Quellen nicht, weil jede Behörde, jeder Vermieter und jede Bank anders arbeitet. Planen Sie deshalb Puffer ein, besonders bei Erlaubnis und Vermieterzustimmung, die Sie nicht selbst beschleunigen können.

Beim Budget gilt: Neben dem Kaufpreis brauchen Sie Geld für Notar, Beratung, Kaution, Erstausstattung mit Ware, notwendige Reparaturen und die Anlaufphase, in der der Umsatz oft unter dem Vorjahr liegt, weil Stammgäste das neue Konzept erst testen. Eine Liquiditätsplanung über zwölf Monate mit einer vorsichtigen und einer optimistischen Variante zeigt, ob der Kauf auch bei schwächerem Start trägt.

Wenn der Verkäufer drängt

Manche Verkäufer machen Druck: Es gebe weitere Interessenten, die Zusage müsse sofort kommen, die Prüfung könne abgekürzt werden. Ein solcher Zeitdruck ist ein Warnsignal. Seriös ist, wer Unterlagen offenlegt, Fragen beantwortet und akzeptiert, dass Vermieter, Behörde und Bank ihre Zeit brauchen. Lassen Sie sich nicht zu einer Anzahlung oder Exklusivitätsgebühr drängen, bevor Sie die Eckdaten verifiziert haben. Auf der Gastronomie-Seite der M&A Börse sind Verschwiegenheitserklärung und Vorlagen als Hilfen genannt; eine Pflicht zur Anzahlung ist dort nicht beschrieben.

Wer unsicher ist, kann sich über das Beraterverzeichnis Unterstützung suchen oder zunächst mit einem Steuerberater die Zahlen durchsprechen. Wie Sie die Zahlen bewerten, steht in Gastronomiebetrieb bewerten.

Rollen im Prozess

Wer an der Übernahme beteiligt ist, sollte früh feststehen, damit nichts liegen bleibt:

• Sie als Käufer: liefern Konzept, Finanzierungsnachweis und persönliche Unterlagen für die Erlaubnis.
• Verkäufer: stellt Zahlen, Verträge und Zugänge bereit und unterstützt bei der Übergabe.
• Steuerberater: prüft Ergebnisse, Preisaufteilung und steuerliche Folgen.
• Rechtsanwalt oder Notar: gestaltet den Vertrag und sichert Bedingungen ab.
• Vermieter: stimmt dem Wechsel zu oder schließt einen neuen Mietvertrag.
• Hausbank: prüft den Kredit und stellt gegebenenfalls Förderanträge.

Legen Sie für jede Rolle eine Frist fest und führen Sie eine einfache Liste offener Punkte. Wer so vorgeht, erkennt rechtzeitig, welcher Schritt den Zeitplan blockiert, und vermeidet, dass der Verkäufer oder Sie selbst unter Druck geraten. Gerade bei kleineren Betrieben ohne Rechtsabteilung auf beiden Seiten verhindert diese Disziplin viele Missverständnisse über Zuständigkeiten und Termine.

Ein letzter Punkt betrifft die Dokumentation: Halten Sie jede Absprache, die nicht im Kaufvertrag steht, schriftlich fest, etwa Zusagen zu Reparaturen, Übergabe von Rezepten oder die Mitarbeit des Verkäufers in der Anfangszeit. Mündliche Versprechen lassen sich später kaum beweisen, und gerade bei Streit über den Zustand des Inventars oder über offene Rechnungen hilft ein Übergabeprotokoll mit Fotos und Zählerständen.